Come si creano le e-mail aziendali?
Nonostante si tratti di un aspetto essenziale per le piccole imprese, molti imprenditori non hanno idea di come crearne una; non c’è nessuno a cui rivolgersi per chiedere consiglio e anche su Internet non è facile trovare molte informazioni a riguardo.
Per questi motivi spesso ci si limita a scegliere ciò che appare più comodo e facile, finendo per pagare troppo per cose di cui non si ha nemmeno bisogno.
Altre volte si sceglie la via più economica (ovvero quella gratuita) e si opta per Gmail. Ovviamente questo comporta tutta un’altra serie di problemi: mancanza di controllo, spam, immagine poco professionale ecc. Insomma, credo di aver reso l’idea…
Miglior Email Hosting
Verdetto
Oggi presenteremo alcuni dei migliori provider di posta elettronica in circolazione, con annessi pro e contro, e mostreremo alcune delle alternative da prendere in considerazione.
Ma, prima di tutto ciò, dobbiamo parlare del perché è fondamentale avere un indirizzo e-mail con il proprio nome di dominio.
Un indirizzo e-mail professionale fa capire che si fa sul serio, ed è quello che la gente si aspetta. Spesso le persone sono troppo educate per dire qualcosa, ma se si va in giro sbandierando il proprio indirizzo Gmail, difficilmente di vedrà la propria attività presa sul serio.
La presenza del nome dell’azienda all’interno dell’’indirizzo e-mail contribuisce a ricordare ai clienti che l’azienda esiste ed è reale. È una strategia ormai consolidata: la presenza del nome dell’azienda, indipendentemente dal contesto, aiuta a costruire il proprio brand.
Considerate tutte le storie assurde che circolano sulle truffe online, non c’è da stupirsi quando si vede che le persone sono molto restie a concedere la propria fiducia. Un indirizzo e-mail professionale aiuta, comunicando l’immagine di un’azienda affermata.
Di solito gli spammisti ricorrono a servizi di posta elettronica gratuiti per l’invio di e-mail spazzatura e malware; di conseguenza tutto ciò che viene inviato da un servizio di posta elettronica gratuito potrebbe finire direttamente nella cartella spam del cliente. Un indirizzo di posta elettronica professionale è assolutamente indispensabile se ci si vuole essere sicuri che le e-mail raggiungano i clienti.
Prima di tutto, bisogna essere proprietari di un dominio, che fungerà da indirizzo per l’archiviazione della posta elettronica (dominio e archiviazione della posta elettronica sono due servizi separati, su cui torneremo più avanti).
Per l’acquisto di un nome di dominio consigliamo GoDaddy o NameCheap. È fondamentale riflettere bene prima di decidere: non si vuole fare la stessa scelta sfortunata dei produttori di penne Pen Island, il cui sito web si chiama Penisland…
Dopo aver acquistato il dominio, si dovrà scegliere l’hosting per e-mail, in modo che l’e-mail venga archiviata fisicamente in un posto (lo sappiamo che si chiama posta elettronica, ma è comunque formata da dati che vanno memorizzati su un disco fisico da qualche parte).
In base al budget a disposizione, ci si troverà davanti a due opzioni:
Una volta acquistato il servizio di posta elettronica, si dovrà comunicare il dominio alla società di hosting scelta o il MX record.
La configurazione dipende dal tipo di fornitore scelto: un buon servizio di posta elettronica dovrebbe disporre di un valido servizio di supporto o di materiale formativo adeguato che aiuti a configurare la propria e-mail.
A questo punto si procede a generare l’indirizzo e-mail nel sistema di hosting e-mail, ad esempio [email protected]. Controlla il materiale formativo del tuo fornitore per capire come impostarlo. Se stai utilizzando SiteGround, più avanti troverai un breve tutorial che spiega come fare.
Esistono 2 modi per accedere all’e-mail:
Prima di scegliere l’host per la posta elettronica, si dovrà prendere in considerazione alcuni aspetti, che possono aiutare nella decisione.
In caso affermativo, meglio optare per un buon host web che offra anche un servizio di hosting e-mail.
Questo dipende dal numero di collaboratori. Se si hanno 50 dipendenti, ma solo i 5 più importanti hanno bisogno di una e-mail personale, lo spazio sicuramente non sarà un problema. Invece, se tutti i membri dello staff necessitano di un’e-mail, è necessario scegliere un host che sia in grado di garantire uno spazio di archiviazione sufficiente per tutti!
Alcuni hosting per e-mail potrebbero addebitare dei costi a seconda dello spazio utilizzato, mentre altri potrebbero applicare una tariffa per utente. Ricordati di scegliere il piano più adatto alle tue esigenze!
Nel caso di un fotografo o un’agenzia pubblicitaria gli elementi grafici da inviare saranno molto pesanti; questo consumerà in fretta lo spazio di archiviazione offerto dall’host. La grandezza degli allegati ed eventuali limiti imposti sullo spazio di archiviazione potrebbero rappresentare un problema.
Se si vuole essere sicuri che le e-mail giungano davvero ai clienti e che non siano automaticamente inserite nella cartella spam, si avrà bisogno di un IP dedicato.
È probabile che si preferisca un servizio di posta elettronica con misure di sicurezza avanzate. È importante capire quale sia il software antivirus e antispam offerto dall’hosting di posta elettronica che si intende scegliere.
Anche se la tentazione è forte, eviterei la soluzione più economica o quella gratuita, per non mettere a rischio la propria attività. Consiglio di cercare un servizio di posta elettronica che abbia una comprovata affidabilità. Fondamentale anche capire se hanno servizi di backup o meno!
Il servizio di assistenza ai clienti di un hosting e-mail è come un terapista di coppia: in caso di interruzione della comunicazione tra i partner (nel caso specifico, se le e-mail non vengono inoltrate), si avrà bisogno di un team di supporto efficiente e qualificato per risolvere i problemi.
Dopo aver parlato del come e del perché cercare un host e-mail, diamo un’occhiata a quelli che consideriamo i miglior servizi di posta elettronica con un buon rapporto qualità prezzo.
Li analizzeremo in due sezioni: i servizi con miglior rapporto qualità-prezzo, ossia quelli dove è possibile ottenere l’hosting e-mail insieme all’hosting web; i servizi premium, ossia quelli dove si paga un extra per il servizio di posta elettronica. Si tratta in ogni caso di valide opzioni, con vantaggi e svantaggi differenti.
Nota
I prezzi indicati fanno riferimento a un abbonamento di 12 mesi con i costi per l’indirizzo IP dedicato inclusi.
Archiviazione
20GB totale
Dimensione massima degli allegati
50MB
Prezzo (EUR)
120 € /anno
Funzionalità chiave
“Un host eccellente, molto affidabile e con un servizio di supporto impeccabile!”
SiteGround è una società di hosting web fantastica perfetta per chiunque disponga di un budget leggermente elevato e desiderio di usare funzionalità premium. Abbiamo provato in prima persona quanto sia affidabile il loro servizio di hosting condiviso! Dai un’occhiata alla recensione completa di SiteGround qui.
SiteGround non pone limiti al numero di account di posta elettronica che è possibile creare e sono concessi 20 GB di spazio d’archiviazione. Lo spazio massimo per una singola e-mail è di 4GB. Lo spazio di archiviazione, 20 GB, non è tanto se si pensa che è condiviso con lo spazio dedicato all’hosting web.
Se si hanno più di 4 utenti, probabilmente si avrà bisogno di più spazio di archiviazione (5 GB di spazio aggiuntivo costano 9 € in più al mese). È possibile allegare file di al massimo di 50 MB.
Disponibile al costo di 27 € in più all’anno.
La sicurezza del servizio è essenziale ma efficace, con SpamAssassin e SpamExpert che contribuiscono a eliminare le e-mail indesiderate.
SiteGround effettua backup giornalieri delle e-mail, perfetto per le piccole imprese che sfruttano la posta elettronica esclusivamente per la comunicazione e non hanno necessità di inviare messaggi in massa ai propri clienti.
Lo straordinario team di supporto è sempre disponibile, 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
Quanto detto si riferisce all’abbonamento GrowBig di SiteGround, che prevede un costo di soli 9,99 € al mese. Se si ha bisogno di risorse extra e un servizio a moduli, si può considerare l’opzione di cloud hosting!
Archiviazione
Illimitato
Dimensione massima degli allegati
50MB
Prezzo (EUR)
73 € /anno
Funzionalità chiave
“Un host web veloce con un servizio e-mail affidabile, l’ideale per le aziende con molti indirizzi di posta elettronica!”
InMotion Hosting sembra offrire un sacco di risorse illimitate, ma, come sappiamo, nulla è veramente illimitato. Diamo un’occhiata.
L’abbonamento Launch di InMotion permette, sulla carta, di avere utenti, spazio su disco e larghezza di banda illimitati sia per l’hosting web sia per l’archiviazione delle e-mail, quindi risulta davvero una valida opzione! È possibile allegare file fino a un massimo di 50 MB.
Però, come sempre in questi casi, c’è una clausola nascosta (nessuno può davvero garantire risorse illimitate): nel caso specifico, InMotion non pone nessuna limitazione allo spazio occupato dalle e-mail, purché (o finché) questo non causi problemi alla CPU e alla RAM.
Se dovesse accadere, potrebbe essere necessario aggiornare l’account.
Disponibile con un extra di 63 € all’anno.
Per quanto riguarda la sicurezza, si tratta di un sistema piuttosto primitivo: un SSL condiviso sul server che invia e riceve e-mail su una porta SSL sicura, come previsto per i servizi di posta elettronica inclusi nell’hosting web.
L’affidabilità di InMotion è comprovata da una garanzia uptime del 99%. Tuttavia, data la natura dei servizi di hosting condiviso, qualora un altro utente sullo stesso server utilizzasse troppe risorse, le prestazioni globali del proprio sito e della posta elettronica potrebbero essere compromesse.
Sulla base della nostra esperienza con InMotion, il team di supporto è sempre disponibile, 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Sono anche piuttosto gentili, competenti e pronti a dare una mano per qualsiasi problema.
I prezzi degli abbonamenti di hosting web di InMotion partono da 6,12 € al mese (50% di sconto in esclusiva per gli utenti di Bitcatcha) e possono scendere fino a 4,37 € al mese. Vale la pena dargli un’occhiata!
Archiviazione
Illimitato
Dimensione massima degli allegati
50MB
Prezzo (EUR)
94,40 € /anno
Funzionalità chiave
“Hosting web e servizio di posta elettronica affidabili. Il supporto è di grande aiuto, giusto un po’ lento a rispondere.”
A2 Hosting si è guadagnato un posto nella nostra top 5, il che significa che è decisamente un fornitore valido.
Il piano di hosting web entry-level ha un limite sulle e-mail per utente (25 utenti per account, 6,11 € al mese) ma il piano Drive (7,86 € al mese) consente un numero illimitato di utenti.
A2 non pone alcun limite allo spazio di archiviazione dedicato alle e-mail o ai file di hosting web, a condizione che le modalità di utilizzo non si ripercuotano sugli altri utenti dello stesso server.
È possibile allegare fino a 50 MB per e-mail, perfetti per inviare file di grandi dimensioni.
Con un costo supplementare di 5,24 € al mese (62,90 € all’anno).
Il livello di sicurezza è standard, protezione con firewall, ma non offre programmi di protezione dallo spam. È disponibile come estensione il filtro antispam Barracuda, ma per averlo bisogna pagare un extra.
Con un uptime garantito del 99%, ci si può affidare serenamente ad A2. Tuttavia, come per la maggior parte dei servizi di hosting web condivisi, si potrebbe risentire della presenza di altri utenti senza scrupoli; se qualcuno all’interno dello stesso server consuma troppe risorse, tutti gli altri utenti ne pagano il prezzo.
L’assistenza clienti di A2 va abbastanza bene, ma la live chat potrebbe risultare un po’ lenta: mi è capitato di aspettare quasi 20 minuti per ricevere una risposta.
Tutto sommato, si tratta di un host web fornitore di servizi e-mail piuttosto solido e affidabile! Gli abbonamenti annuali partono da 6,11 € al mese, ma il mio consiglio è di optare per il l’abbonamento Drive a 7,86 € al mese, così da ottenere tutti i principali vantaggi! Per scoprire di più su A2, clicca qui.
Archiviazione
50GB per utente
Dimensione massima degli allegati
150MB
Prezzo (EUR)
131,88 € /anno
Funzionalità chiave
“Leader nel campo dei servizi di hosting per e-mail, con funzionalità davvero professionali!”
Stiamo sognando? No, questa è la crème de la crème, riservata solo ai nobili e alle personalità di estrema importanza (beh, non proprio, ma ci piace drammatizzare un po’).
In aggiunta al servizio di posta elettronica, si potrà godere di tutti i programmi del pacchetto Microsoft Office (parliamo di Word, Excel, Outlook, Powerpoint) sincronizzati su tutti i tipi di dispositivo per un accesso facilitato.
La configurazione è leggermente più complessa rispetto al resto delle opzioni elencate qui, (e l’assenza di una chat dal vivo non aiuta molto), ma è possibile trovare dei tutorial online; quindi ne vale decisamente la pena.
Grazie a Office 365 Business Premium, è possibile sfruttare fino a 50 GB di spazio di archiviazione e-mail. Se utilizzi Outlook come client di posta elettronica, potrai allegare file fino a 150 MB.
Non ci sono extra da pagare! L’e-mail di Office 365 Business ha già un IP dedicato.
La protezione è un punto forte, grazie ai programmi di sicurezza integrati di Microsoft che contribuiscono a proteggere l’azienda da link o allegati non sicuri e a garantire la sicurezza dei dati su smartphone e tablet.
Trattandosi di un servizio e-mail premium, l’affidabilità è uno dei vantaggi più importanti di Office 365. Lo spazio di hosting non viene condiviso con altri utenti, come nel caso di servizi simili, per cui non ci si deve preoccupare di un eventuale sovraccarico dei server da parte di altri utenti. Inoltre, offre un backup continuo, accessibile in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo.
Sono rimasto un po’ stupito: non hanno una chat dedicata per Office 365 Business.
Il solo modo per contattarli è telefonicamente… e non è un servizio disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Una piccola delusione, dato che stiamo parlando di un servizio di qualità.
Complessivamente Office 365 Business è un servizio premium interessante, adatto a chi può permettersi di spendere qualcosa in più. Non solo si ha a disposizione il servizio di hosting e-mail, ma anche una gestione del calendario professionale sincronizzata con le e-mail.
Inoltre, si avranno a disposizione le applicazioni Microsoft Office, il tutto a soli 10,99 € al mese per utente.
Che altro si può chiedere? Magari una chat di supporto…
Per saperne di più, clicca qui.
Attenzione
Dal momento che Office 365 Business Premium è un servizio di posta elettronica di livello aziendale, necessita di competenze tecniche extra per la configurazione. Per questo motivo bisogna essere in grado di configurare personalmente le varie impostazioni, soprattutto perché non esiste un team di supporto dedicato.
Archiviazione
25GB per utente
Dimensione massima degli allegati
50MB
Prezzo (EUR)
34,20 €
Funzionalità chiave
“Uno dei nostri preferiti. Estremamente affidabile, con un supporto eccellente.”
Rackspace è un servizio di hosting web ed e-mail premium davvero fantastico.
Rackspace, nel piano base, offre 25 GB di spazio per la posta elettronica per ogni utente e fino a 50 MB di allegati.
Non è necessario pagare nessun extra: il servizio Rackspace e-mail include già un IP dedicato!
Viene utilizzato un software di filtraggio e scansione premium per tenere la casella di posta in arrivo priva di spam ed esegue la scansione dei link alla ricerca di malware.
Non si condivide il server con altri utenti, quindi non si dovrà temere che la propria e-mail possa crashare a causa degli abusi da parte di altri utenti. Garantiscono anche un uptime del 100%! Per cui non c’è letteralmente bisogno di preoccuparsi che il servizio possa crashare.
Il servizio di archiviazione è disponibile, ma esclusivamente con il piano Add Archiving.
In base alla nostra esperienza, il team di supporto è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per 365 giorni all’anno.
L’abbonamento base di posta elettronica di Rackspace parte da 2,85 € al mese per utente, ed offre solo al minimo indispensabile. Per avere tutte le funzionalità occorre acquistare il piano Plus (3,80 € al mese per utente) o il piano Add Archiving (6,30 € al mese per utente).
Qui troverai maggiori informazioni su Rackspace.
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(EUR/anno)
Quando qualcuno dice che il servizio e-mail non è importante per un’azienda, o mente o ha lo stesso acume per gli affari di un asino ubriaco. Di questi tempi, è assolutamente essenziale avere un indirizzo e-mail dall’aspetto professionale, se si vuole che la propria azienda venga presa sul serio.
Un servizio di posta elettronica a basso costo o addirittura gratuito potrebbe anche essere un’idea allettante, ma non sarebbe una scelta saggia da prendere, considerato che i servizi di posta elettronica gratuiti o molto economici solitamente hanno filtri antispam scadenti e non ispirano fiducia ai clienti.
Prima di decidere, prendi in considerazione l’affidabilità del servizio, il numero di figure professionali presenti all’interno della tua azienda che hanno effettivamente bisogno di un indirizzo e-mail, le dimensioni medie degli allegati che inviano e la sicurezza del servizio offerto.
Speriamo che, grazie a questa guida, riuscirai a scegliere la tua e-mail aziendale. Se dovessi avere ulteriori dubbi, non esitare a contattarci su Bitcatcha!
